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Wenn das Team nicht räumlich zusammen, sondern an verschiedenen Standorten arbeitet, ergibt sich für Führungskräfte eine ganz neue Situation. Besonders zu Zeiten des Coronavirus bringt dies besondere Herausforderungen, da einige Teams spontan ins Homeoffice gewechselt sind, ohne lange Planungs- oder Vorbereitungszeiten.

Im Folgenden erhalten Sie einige Tipps, wie es auch ohne persönlichen Kontakt möglich ist Mitarbeiter ideal zu führen und zu unterstützen.

1. Der Mensch steht im Mittelpunkt

Gerade ohne persönlichen Kontakt ist es von besonderer Bedeutung, das eigene Team oder die eigenen Mitarbeiter sehr gut zu kennen. Es ist wichtig die Stärken und Kompetenzen der Mitarbeiter gut einschätzen zu können.
Ganz besonders im Remote-Office ohne Kontakt zu Kollegen muss die Arbeit an sich zufrieden stellen. Dies erreicht man durch regelmäßige Gespräche, am besten in einer 1 zu 1 Konstellation. So können Probleme und Sorgen der Mitarbeiter frühzeitig erkannt werden und individuell behandelt werden.

2. Technischen Voraussetzungen müssen gegeben sein

Es ist notwendig, dass der Kontakt wie gewohnt weiter stattfinden kann, und die Arbeit ohne technische Probleme von statten geht.
Dazu ist es wichtig, dass ein VPN-Zugang zum Firmenserver eingerichtet ist, falls dieser erforderlich ist.
Außerdem sollte man einheitliche Kommunikationskanäle einführen. Hierbei eignet sich insbesondere ein Tool für Videokonferenzen, um einen möglichst persönlichen Kontakt zu halten. (Wie z. B. Microsoft Teams oder Zoom).
Auch Instant Messenger können eine sinnvolle Alternative zum persönlichen Gespräch sein. Diese gehen unkomplizierter und schneller als die Kommunikation per Mail.
Eine weitere technische Lösung, die sehr hilfreich sein kann, sind Programme für Aufgabenmanagement, wie beispielsweise Trello. Damit ist es für alle möglich, die aktuellen Aufgaben und Tätigkeiten der Mitarbeiter und Kollegen einzusehen und zu verwalten, um den Überblick über die aktuelle Arbeit zu behalten.

3. Klare Regeln schaffen

Es ist sehr wichtig der Situation angepasste Regeln zu formulieren. Es sollte allen Mitarbeitern klar sein, wie die Arbeitszeit beim Remote-Office organisiert ist.
Müssen alle Mitarbeiter zu den gewohnten Bürozeiten arbeiten oder ist es möglich nachmittags kurz einzukaufen und dafür abends länger zu arbeiten? Müssen Sich die Mitarbeiter an- und abmelden, wenn sie arbeiten oder Pause machen? Solche Fragen können im Rahmen einer Remote-Office-Kultur festgelegt werden und ermöglichen einen reibungslosen Ablauf.

4. Klare Verantwortlichkeiten, Rollen und Ziele definieren

Eine guten Führungskraft im Remote-Leading sollten berechenbar sein, um somit den Erwartungen der Mitarbeiter zu entsprechen. Dazu sollte man als Führungskraft seine eigenen Erwartungen immer wieder klar kommunizieren, um Klarheit und Sicherheit zu vermitteln.
Konsistenz ist hier das Zauberwort!
Dies ist ganz besonders bei Remote-Teams relevant, da sich in diesem Fall die Mitarbeiter nur auf Aussagen der Führungskraft verlassen können und wenige zusätzliche Eindrücke erhalten.

5. Auf Vertrauen basierte Führungskultur

Wenn Sie nicht räumlich gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern zusammenarbeiten ist es von zentraler Bedeutung ihnen zu vertrauen, dass sie ihre Arbeit machen – und dies auch gut!
Ein Vertrauensvorschuss gegenüber den Mitarbeitern ist hier eine hilfreiche Methode.
Wenn die Mitarbeiter sich nicht kontrolliert, sondern mit einem Aktionsradius ausgestattet fühlen, zahlen sie dies mit Zuverlässigkeit und Loyalität zurück.
Regelmäßiger Kontakt sowie ausführliche Briefings und Feedbackrunden können der Führungskraft trotzdem die Möglichkeit geben, einen guten Überblick über die Tätigkeiten der einzelnen Mitarbeiter zu behalten.

6. Beziehungen im Team aufbauen – Einsamkeit vorbeugen

Im Remote-Office besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter sich einsam oder abgeschnitten vom Team fühlen. Gespräche zwischen Kollegen, die im gemeinsamen Büro automatisch entstehen, müssen bei einer remoten Arbeitsweise aktiv gefördert werden. Dies kann durch eine Möglichkeit der informellen Kommunikation des gesamten Teams geschehen.
So kann man beispielsweise täglich 10 Minuten dafür festlegen, virtuell gemeinsam einen Kaffee zu trinken. Das ermöglicht den Mitarbeitern, mit den Kollegen verbunden zu bleiben und einen Raum zu haben, in dem auch mal Probleme oder Schwierigkeiten angesprochen werden können. Dadurch fühlen sich die Mitarbeiter wertgeschätzt!

7. Kommunikation anpassen

Bei remoter Führung geschieht der Großteil der Kommunikation schriftlich und über asynchrone Kanäle, wie beispielsweise E-Mail. Bei schriftlicher Kommunikation ist es jedoch schwieriger Emotionen und klare Intentionen auszudrücken. Es kann passieren, dass Aussagen falsch oder negativ interpretiert werden oder Antworten bzw. erforderliche Aktionen ausbleiben. Gerade bei Mails, die an mehrere Adressaten gehen, besteht zudem die Gefahr, dass die Verantwortlichkeiten nicht eindeutig sind, und sich niemand direkt angesprochen fühlt.
Die einfache Lösung ist hierbei E-Mails immer mit einer klaren Zielsetzung zu formulieren und die Adressaten direkt anzusprechen. Außerdem sollte immer die Möglichkeit bestehen, Rückfragen stellen zu können, wenn etwas unklar ist.

„Wir können die Zukunft nicht voraussagen, aber wir können sie gestalten.“

Peter Drucker